Werden Sie zum Softphone-Experten: die glorreichen Neun Tipps und Tricks
Softphone.Pro bietet viele spannende Funktionen, die die Arbeit deutlich erleichtern. Sie sind alle leicht zugänglich, gut dokumentiert und in den Einstellungen sichtbar, sodass Sie nur einen Schritt vom nächsten Level entfernt sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Funktionen nutzen können, um Ihren Fortschritt zu verbessern!
1. Aufnahme einschalten
Ein aufgezeichnetes Gespräch ist besser als gar keins. Aufgezeichnete Gespräche sind besonders nützlich, wenn Sie wissen müssen, wer was wörtlich gesagt hat, und auch bei Streitigkeiten. Deshalb kann Softphone.Pro Audio aufzeichnen. Natürlich können Sie die Aufzeichnung bei Bedarf jederzeit in Ihrer PBX finden, aber das dauert normalerweise etwas. Mit Softphone.Pro finden und spielen Sie sie sofort ab – mit nur einem Klick.
Achten Sie darauf, dass das Häkchen für die automatische Aufnahme gesetzt ist.
2. Verwenden Sie Hotkeys
Das ist eine tolle Funktion, die die Arbeit deutlich beschleunigt. Mit nur einer Tastatur kann man eine Nummer wählen (Ctrl+J), antworten (Ctrl+Y), auflegen (Ctrl+K), den Status ändern (Ctrl+L) und vieles mehr. Ehrlich gesagt, diese Buchstaben treiben uns sogar mehr an als IDDQD und WASD :)
3. Verwalten Sie Ihren Status
Die Rede ist von einem farbigen Kreis in der oberen linken Ecke:
Außerdem sehen Sie im Kontaktfenster farbige Kreise. Das funktioniert, wenn Sie die Option „Anwesenheitsanzeige (BLF) aktivieren“ aktiviert haben. Falls noch nicht geschehen, tun Sie dies! So sehen Sie, wer von Ihren Kollegen online ist, beschäftigt oder abwesend. Auch Ihre Kollegen sehen Ihren Status. Das dient unter anderem der Kundenbetreuung: Wenn man sieht, dass niemand da ist, macht es keinen Sinn, den Anruf weiterzuleiten und seine Zeit zu verschwenden. Es ist besser, dem Kunden auf eine andere Weise zu helfen.
Übrigens können Sie beliebigen Status festlegen: z. B. Training, wöchentliches Meeting, was auch immer. (Und mit der kürzlich erwähnten Kombination Ctrl+L können Sie den gewünschten Status schnell und ohne Maus auswählen.)
4. Probieren Sie verschiedene Fenster aus
Softphone.Pro kann kompakt und sogar minimiert in der Taskleiste ausgeführt werden. Wenn auf Ihrem Desktop jedoch genügend Platz ist, empfehlen wir Ihnen, das Anrufprotokoll zu aktivieren. Damit können Sie schnell jemanden zurückrufen, eine Aufzeichnung abspielen und Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs abrufen: Diese Informationen sind immer im Blick.
Das Kontaktfenster ist nützlich, wenn Sie immer wieder dieselben Personen anrufen: Kollegen, Geschäftspartner, Freunde, wen auch immer. (Wenn das Häkchen bei „Anwesenheitsanzeige (BLF) aktivieren“ gesetzt ist, sehen Sie, wer online ist.)
Und zu guter Letzt zeigt das Fenster „Persönliche Statistiken“, wie viele Anrufe Sie getätigt oder empfangen haben und wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde.
5. Zwischenablage aktivieren
Auf den meisten modernen Websites werden Telefonnummern mit den Befehlen sip:, tel: und callto: verknüpft (wir haben kürzlich darüber berichtet). Ein Klick startet die zugehörige App (landläufig heißt Click-to-Call oder сlick2сall). Was aber, wenn kein Anruf-Hyperlink vorhanden ist oder Sie mit einem Google-Sheets-Kundenstamm arbeiten, bei dem die Nummern nur als einfacher Text vorliegen?
Natürlich ist das kein unlösbares Problem: Sie können manuell tippen und wählen, kopieren und einfügen oder die Google Chrome-Erweiterung installieren. Eine weitere gute Möglichkeit ist die Aktivierung der Zwischenablage.
Das beschleunigt die Arbeit: Doppelklick (Auswählen) — Ctrl+C (Kopieren) – ein schwebendes Fenster in der unteren rechten Ecke, die Nummer ist da schon – drücken Sie den grünen Knopf, das ist der letzte Schritt. Wenn Sie jemand anruft, kopiert das Softphone die Nummer automatisch. Sie können sie in Ihr CRM einfügen und so Zeit sparen. Probieren Sie es aus!
6. Wählregeln verwenden
Erinnern Sie sich an CRM und Google Sheets aus dem vorherigen Beispiel? Stellen Sie sich vor, die Zahlen sehen unterschiedlich aus, keine Einheitlichkeit: manche mit Pluszeichen, manche ohne; Klammern, Bindestriche und keine. Gleichzeitig benötigt Ihre Telefonanlage Zahlen in einem bestimmten Format … Also schaffen wir gleich überall Ordnung.
Die Wählregeln ändern die Nummern in Ihrem CRM nicht: Die Nummern werden im laufenden Betrieb angepasst, Ihre Telefonanlage empfängt sie fertig und in der richtigen Form. Das spart Zeit: Manchmal sind Angelegenheiten extrem dringend, und für manuelle Bearbeitungen bleibt keine Zeit … na ja, Sie wissen schon :)
7. Markieren Sie Anrufe mit Tags
Anruf-Tagging wird für verschiedene Zwecke eingesetzt. Einer unserer Kunden verwendet beispielsweise den Tag „ein gutes Gespräch“, um Agenten bei der Bearbeitung von Einwänden zu schulen. Ein anderer Kunde verwendet den Tag „zur Wissensdatenbank hinzufügen“ (wenn ein Agent keine Antwort findet). Wir selbst verwenden den Tag „Support“, wenn ein Kunde Unterstützung bei der Konfiguration benötigt: So ermitteln wir das Verhältnis technischer (erfolgreicher, wiederholter) Anfragen zur Gesamtzahl.
8. Integrieren Sie es mit CRM
Wenn Kunden Sie anrufen, sucht das Softphone in Ihrem CRM nach ihnen. Nach einer erfolgreichen Suche wird der Name des Kunden in einem Popup angezeigt. Es ist immer gut zu wissen, wer anruft: Keine lästigen Fragen und die perfekte Gelegenheit, mit Namen anzusprechen. Eine Freude für die Kunden und Pluspunkte für Sie.
Mit den wichtigsten (Zoho, Freshdesk, Zendesk, Pipedrive, Hubspot, SalesForce, Capsule) funktioniert es sofort, aber auch andere CRM- oder Branchensoftware lassen sich über einen Event-Handlerschnell integrieren. Rufen Kunden beispielsweise Ihre Nummer an: es lanciert eine entsprechende App und öffnet eine Webseite mit Preisen oder FAQ. Nach dem Anruf wird die Audioaufzeichnung (bei Bedarf auch die Bildschirmaufzeichnung) in eine Cloud oder einen Netzwerkordner hochgeladen.
9. Pay attention to manuals
Wenn Sie sich gerade erst mit dem Softphone vertraut machen, ist dieser Ratschlag sicherlich nie überflüssig: Wir haben das Quick Start-Handbuch zusammengestellt, darin geht es um die wichtigsten Funktionen wie Inbounds und Outbounds, Anrufverwaltung, Schnittstelle und Kontakte.
Beachten Sie außerdem, dass das Softphone vollständig mit allen VoIP-Anbietern kompatibel ist. Für die wichtigsten Nextiva, Ooma, RingCentral, Twilio, Vonage) gibt es spezifische Anweisungen: wie man das Softphone eingerichtet, ein Konto konfiguriert und was mit dem SIP-Server, Login, Passwort, Domäne und den anderen Anmeldeinformationen zu tun ist. Die vollständige Anbieterliste finden Sie hier.
Bonus: Erhalten Sie 3 Monate zusätzlich
Unser Lieblingstrick! Hinterlassen Sie einfach eine Bewertung auf G2.com und wir verlängern Ihre Lizenz um drei Monate. Drei Monate für drei Minuten – ist das nicht ein super Angebot? :)
DAS KÖNNTE IHNEN AUCH GEFALLEN
Blog Was ist ein Softphone? [und was es nicht ist]
Blog Softphone.Pro 5.11: schnell und komfortabel
Knowledge Base Quick Start
