Was ist ein Softphone? [und was es nicht ist]
Als fortschrittliches und zielstrebiges Unternehmen kommunizieren Sie täglich mit vielen Menschen. Wir halten es für sehr wahrscheinlich, dass Sie eine Reihe von Tools und Technologien nutzen, vor allem E-Mail (reinen Text), Telefon (nur Sprache) und Messenger, die irgendwo dazwischen liegen.
Wir haben schon viele Prognosen erlebt, die der Sprachkommunikation ein schnelles Ende prophezeiten, aber sie ist noch immer lebendig und scheint nicht bald auszusterben. Zu Ehren dieser unglaublichen Lebensfreude widmen wir diesen Artikel Programmen, die Sprachkommunikation ermöglichen: Softphones. Und wir glauben, dass Sprache ein dauerhafter und nachhaltiger Bestandteil unseres Lebens sein wird, solange Menschen einen Mund haben. Das ist unsere Prognose! :)
Ein Softphone ist ein virtuelles Telefon
Zunächst ein wenig langweilige Theorie. Sie kennen vielleicht die Begriffe VoIP und SIP, die für Voice over Internet Protocol und Session Initiation Protocol stehen. VoIP ist grundlegender, während SIP die Möglichkeiten von VoIP in die Praxis umsetzt. Das bedeutet, dass VoIP-/SIP-Softphones ebenfalls Telefone sind, ohne physisches Gehäuse, sondern nur Software. Das einzige physische Element ist ein Headset, da Lautsprecher und Mikrofon weiterhin benötigt werden. (Bei mobilen Softphones sind Lautsprecher und Mikrofon bereits im Gehäuse integriert, ein Headset ist nicht erforderlich, bietet aber zusätzlichen Komfort.)
Ein Softphone, auch bekannt als Software-Telefon, ist eine App für Desktops und Smartphones, mit der Sie Anrufe über das Internet tätigen und empfangen können. Es gibt allgemein anerkannte Klassifizierung: ein einfaches Wählgerät, ein Business-Softphone und ein Software-Telefon als Teil einer UCaaS-Plattform. Dementsprechend variieren auch die Preise: von null (kostenlose Softphones) bis zu mehreren zehn Dollar pro Nutzer und Monat (Unternehmenssegment). Im letzteren Fall wird von einem Softphone erwartet, dass es Funktionen wie Anrufprotokoll, Voicemail, Verschlüsselung und CRM-Integration bietet. Der Hauptzweck von Softphones ist ohnehin das Telefonieren. Wie funktioniert das?
Ein Softphone ist ein SIP-Client
Fast immer handelt es sich bei einem Softphone um einen SIP client (auch VoIP-SIP-Client ist ein häufig verwendeter Begriff): eine Anwendung, die Anrufe auf PC, Smartphone oder Tablet tätigt und empfängt. Sie benötigen hierfür einen SIP-Account Ihres Telefonanbieters. Die Einrichtung ist in der Regel schnell und einfach: In den meisten Fällen sind lediglich Anmeldedaten wie Login, Passwort und Server-IP-Adresse erforderlich. Softphone.Pro unterstützt die Bereitstellung: Nutzer arbeiten mit einem vorkonfigurierten Installationsprogramm. Sie müssen es nur noch einrichten und sich anmelden – und schon kann es losgehen.
Softphones machen Ihnen die Hände frei
Telefonieren über ein Softphone erfordert die Verwendung eines Headsets (Freisprecheinrichtung und Mikrofon eines Laptops sind ebenfalls nützlich, die Tonqualität kann jedoch etwas schlechter sein). Das bedeutet, dass Sie beide Hände frei haben: Sie können bequem tippen und während des Gesprächs mit dem CRM arbeiten. Um es kurz zu halten, nennen wir nur sieben Schlüsselwörter: Zeit sparen, gleichzeitig sprechen und tippen, Multitasking.
Softphones bieten Flexibilität und Zuversicht
Wer ein Softphone nutzt, kann von überall aus arbeiten. Softphone.Pro lässt sich problemlos mit CRM integrieren und verwandelt das Homeoffice in ein vollwertiges und effizientes Büro (nur die Kaffeemaschine kommt nicht automatisch und muss separat erworben werden). Trotz Telearbeit zeigt Softphone.Pro an, wer von Ihren Kollegen beschäftigt oder abwesend ist und wer online ist. Umgekehrt können Ihre Kollegen Ihre Verfügbarkeit über die BLF-Anzeige (Busy Lamp Field) erkennen.
Softphone.Pro zeichnet Anrufe auf und lädt sie in einen Cloud-Speicher, z.B. Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive – jeder Anruf wird gespeichert, nichts geht verloren. Sie können sich außerdem sicher sein: Aufzeichnungen werden nicht lokal gespeichert und Kundennummern werden versteckt bei Bedarf. Im Falle Entlassung haben Operatoren keinen Zugriff mehr auf den SIP-Server, aber die Lizenz ist nicht verloren, und Sie können sicher sein davon auch.
Aber wir müssen auch sagen, was Softphones nicht sind. Erstens…
Ein Softphone ist keine Telefonanlage
Manchmal erhalten wir Fragen wie: „Ich habe es heruntergeladen und installiert, aber es funktioniert nicht. Warum?“ – Genau, weil für Anrufe eine SIP-PBX erforderlich ist, die ein Softphone nicht ist (natürlich ist es weder ein SIP-Server noch ein SIP-Proxy auch). Es ist ein Paartanz, und ein Softphone ist nur einer der Partner.
Die Kundenerwartungen sind jedoch klar: Anbieter bieten Softphones oft zusammen mit dem Hauptprodukt, nämlich Telefonie an. Viele Anbieter entwickeln Softphones nicht selbst, sondern kaufen fertige und bewährte Lösungen wie Softphone.Pro zu. Im Warenmarkt spricht man von OEM (Original Equipment Manufacturer), im Softwaremarkt von White Label.
Ein Softphone ist keine VoIP-Plattform
Eine Plattform ist offensichtlich ein großes Ganzes: Als Ganzes ist sie viel größer und leistungsfähiger als ein einzelnes Softphone. Ein Softphone erfüllt eine Hauptaufgabe (Anrufe) und einige Nebenfunktionen (Weiterleiten, Halten, Aufzeichnen, Hochladen). Die Funktionen der Plattform sind jedoch viel umfassender: Chats, Cloud-Fax, Video, SMS und vieles mehr. Fairerweise muss man aber sagen, dass Softphone.Pro auch SMS unterstützt: Eine sehr nützliche Funktion, z. B. das Senden einer Nachricht mit einem Link zur Preisliste nachher dem Anruf.
Das Jahr hat übrigens gerade erst begonnen, und Forbes hat bereits die Liste der 10 besten VoIP-Dienste des Jahres 2025. veröffentlicht. Wir finden dort eine Reihe bekannter und vertrauter Namen: RingCentral, 8x8, Nextiva, Twilio — falls Sie diese Dienste nutzen, finden Sie auf unserer Website Konfigurationshandbücher. Natürlich ist die Liste nicht nur auf diese Dienste beschränkt: Softphone.Pro ist vollständig mit jeder SIP-PBX kompatibel, die wichtigsten können Sie hier sehen.
Ein Softphone ist kein CRM-System
Manche CRM-Lösungen bieten zwar Apps für Anrufe, aber kein Softphone ist ein CRM-System. Lead- oder Ticketmanagement, E-Mail-Marketing, Workflow-Automatisierung oder Sales-Funnel – all das können Softphones nicht. Gleichzeitig lässt sich Softphone.Pro problemlos mit jedem CRM integrieren (bei den gängigsten CRM-Systemen ist die Integration bereits vorinstalliert).
Ein Softphone ist kein Power Dialer
Ein Power Dialer ist ein Dienst, der das Auswählen von Kontakten in einer Liste automatisiert. Ein Roboter (kein Agent, kein Mensch) wählt Telefonnummern aus Ihrer Kontaktliste, ohne dass Sie jede Nummer manuell eingeben müssen. Interessanterweise werden Softphones oft als Dialer bezeichnet, haben aber nichts mit Power Dialern zu tun. Beide werden jedoch für die Kundenkommunikation eingesetzt: Sobald ein Kunde „Hallo“ sagt, ist der Power Dialer aus dem Spiel, und ein Softphone kommt zum Einsatz. Nicht stattdessen, sondern zusammen: So läuft es beispielsweise in Contact Centern, die auf Telemarketing spezialisiert sind.
Wow, wir sind am Ende angelangt. Jetzt wissen Sie, was Softphones sind und was nicht. Wie heißt es so schön: Es ist nicht alles Gold, was glänzt, und nicht alles, was gut funktioniert, ist Softphone.Pro (obwohl es auch gut funktioniert).
Es gibt nur eins zu tun: die neueste Version herunterladen und ein Team-Konto erstellen (falls noch nicht geschehen). Lassen Sie es mit Ihrer Telefonanlage, CRM und Power Dialer zusammenarbeiten in voller Pracht :)
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